Innehåll

Lagar & Förordningar

Lagar & Förordningar är en kostnadsfri rättsdatabas från Norstedts Juridik där alla Sveriges författningar och EU-rättsliga dokument finns samlade. Nu kan organisationer och företag prova den mer omfattande juridiska informationstjänsten JUNO - gratis i 14 dagar - läs mer om erbjudandet och vad du kan få tillgång till här.
SFS1990-0782

Arkivlag (1990:782)

Arkivlagen

Lagens tillämpningsområde

I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.

Bestämmelserna i 3–6 och 10 §§ ska tillämpas också på statliga och kommunala beslutande församlingar.

Bestämmelserna i 3–6 samt 9 och 10 §§ ska tillämpas också på

  1. sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och

  2. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.

SFS 2015:604

Det som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv ska gälla även för arkiv hos sådana organ som avses i 2 kap. 4 § första meningen offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen.

SFS 2009:445

Det som enligt denna lag gäller för kommunala myndigheters arkiv ska gälla även för arkiv hos sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

SFS 2009:445

Arkivbildningen och dess syften

En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, ska dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,

  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och

  3. forskningens behov.

SFS 2018:1912

Arkivvården

Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 § har övertagit detta ansvar.

Som grund för arkivvården skall myndigheterna

  1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och

  2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet.

I arkivvården ingår att myndigheten skall

  1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,

  2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning,

  3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,

  4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och

  5. verkställa föreskriven gallring i arkivet.

Arkivmyndigheterna och deras uppgifter

För tillsynen av att myndigheterna och sådana organ som avses i 1 § tredje stycket fullgör sina skyldigheter enligt 3–6 §§ ska det finnas arkivmyndigheter inom den statliga och den kommunala förvaltningen.

Arkivmyndigheterna ska dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom Regeringskansliet eller utrikesrepresentationen.

Anmärkt författning:

F (2009:1593) med instr. för Riksarkivet.

SFS 2010:1999

Regeringen bestämmer vilken arkivmyndighet som ska finnas för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2 § fullgör sina skyldigheter enligt 3–6 §§ ska skötas av den statliga arkivmyndigheten.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och regionstyrelsen i regionen, om inte kommunfullmäktige eller regionfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.

Den kommunala arkivmyndigheten ska se till att sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) fullgör sina skyldigheter enligt 3–6 §§ denna lag. I de fall flera kommuner eller flera regioner bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller region som kommunerna eller regionerna kommer överens om.

Tillsynen över att sådana enskilda organ som avses i 1 § tredje stycket 1 fullgör sina skyldigheter enligt 3–6 §§ ska skötas av den statliga arkivmyndigheten i de fall det enskilda organet förvarar ett statligt arkiv och av de kommunala arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett kommunalt arkiv.

Den statliga arkivmyndigheten ska också sköta tillsynen över att Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar fullgör sina skyldigheter enligt 3–6 §§ avseende handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.

SFS 2019:866

En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten.

En arkivmyndighet övertar också arkivmaterial i sådana fall som beskrivs i 11 och 14 §§.

När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten.

Gallring

Allmänna handlingar får gallras.

Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket.

Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser.

SFS 1998:774

Särskilt om statliga arkiv

Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, ska myndighetens arkiv överlämnas till den statliga arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.

I lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring finns bestämmelser om förvaring av statliga myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall. Bestämmelser om förvaring av allmänna handlingar finns också i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.

SFS 2015:604

Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 11 §§ får en statlig myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

  1. lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, eller

  2. särskilt beslut av regeringen.

Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

För myndigheter under riksdagen finns särskilda bestämmelser om när de får avhända sig allmänna handlingar.

Rättsfall:

Beslut att avslå en begäran om att återfå ett av Migrationsverket omhändertaget pass ska överklagas till förvaltningsdomstol och ej till migrationsdomstol MIG 2020:25.

SFS 2012:889

Den statliga arkivmyndigheten får ta emot arkivmaterial också från enskilda.

SFS 2010:1999

Särskilt om kommunala arkiv

Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader såvida inte kommunfullmäktige eller regionfullmäktige har beslutat något annat.

I lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

SFS 2019:866

Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14 §§ får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

  1. lag, eller

  2. särskilt beslut av kommunfullmäktige eller regionfullmäktige.

Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

SFS 2019:866

Kommunfullmäktige eller regionfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet.

SFS 2019:866

Särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter

Rubriken införd g. SFS2013-0553

Regeringen får meddela föreskrifter om att vissa kommunala arkivmyndigheter får fullgöra arkivuppgifter avseende handlingar från statliga myndigheter och sådana organ som står under tillsyn av den statliga arkivmyndigheten.

När en kommunal arkivmyndighet fullgör sådana uppgifter som avses i första stycket tillämpas denna lags bestämmelser om den statliga arkivmyndigheten. Detta gäller dock inte i fråga om tillsyn.

Den myndighet som regeringen bestämmer utövar tillsyn över kommunala arkivmyndigheter när de fullgör arkivuppgifter enligt första stycket.

SFS 2013:553

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

SFS 1990:782

1. Denna lag träder i kraft d. 1 juli 1991.

2. Arkivbeskrivningar skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995.

För kommunala myndigheter gäller vidare att arkivförteckningar skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995. Detsamma gäller statliga myndigheter som har medgivits undantag från skyldigheten enligt äldre bestämmelser att upprätta arkivförteckning.

3. Om det föreligger särskilda skäl får regeringen medge längre anstånd med upprättande av arkivbeskrivning och arkivförteckning än som anges i 2 ovan, dock längst till utgången av år 2000.

4.

SFS 1993:1296

1. Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 1995.

2. I fråga om sådana aktiebolag i vilka kommuner eller landsting själva eller gemensamt innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av de med aktierna förenade rösterna och sådana ekonomiska föreningar i vilka det också finns andra medlemmar än kommuner eller landsting skall de nya föreskrifterna i 2 a § dock träda i kraft den 1 januari 1998.

3. I fråga om sådana juridiska personer som avses i 2 a § skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år 1998. För sådana juridiska personer som avses i punkten 2 gäller dock att arkivbeskrivningar och arkivförteckningar skall vara upprättade senast vid utgången av år 2001.

SFS 1994:1385

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 1995.

SFS 1994:1386

(Utkom d. 6 dec. 1994.)

SFS 1998:774

Denna lag träder i kraft såvitt avser 10 § d. 24 okt. 1998 och i övrigt den dag regeringen bestämmer.

Om datalagen (1973:289) även efter d. 24 okt. 1998 skall tillämpas på viss behandling av personuppgifter gäller dock 10 § i dess äldre lydelse för sådan behandling.

(Lagen 1998:774 har enligt förordning 1999:75 trätt i kraft d. 1 april 1999 i de delar som inte tidigare har trätt i kraft.)

SFS 1999:75

(Utkom den 16 mars 1999.)

SFS 1999:305

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2000.

SFS 2004:787

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2005.

SFS 2009:445

Denna lag träder i kraft d. 30 juni 2009.

SFS 2010:1999

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2011.

SFS 2012:889

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2013.

SFS 2013:553

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2014.

SFS 2015:604

1. Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2016.

2. Äldre föreskrifter gäller till och med d. 31 dec. 2016 för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet.

SFS 2018:1912

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2019.

SFS 2019:866

Denna lag träder i kraft d. 1 jan. 2020.

Anmärkt författning:

Arkivförordning (1991:446).

Lag 1990:782

Författare: Catharina Adlercreutz

Författare: Marianne Eliason

Författare till den ursprungliga kommentaren.

Författare: Catharina Adlercreutz

Förarbeten: SOU 1988:11 Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället, prop. 1989/90:72, 1989/90:KrU29, prop. 1993/94:48, 1993/94:KU13, prop. 1993/94:113, 1994/95:KU4, prop. 1997/98:97, 1997/98:JuU20, prop. 1998/99:38, 1998/99:KU18, prop. 2003/04:152, 2004/05:SfU4, prop. 2010/11:1, 2010/11:KrU1, 2012/13:RS1, 2012/13:KU9, prop. 2014/15:117, bet. 2015/16:KrU2, rskr. 2015/16:1, prop. 2017/18:260, bet. 2018/19:KU3, rskr. 2018/19:17, prop. 2018/19:162, bet. 2019/20:KU3, rskr. 2019/20:48.

Arkivlagen har kommenterats i Claes Gränström, Lennart Lundquist, Kerstin Fredriksson, Arkivlagen, Bakgrund och kommentarer, 2 uppl. 2000 och i Ulrika Geijer, Eva Lenberg, Håkan Lövblad, Arkivlagen: en kommentar.

Tillämpningsföreskrifter finns i arkivförordningen (1991:446). Riksarkivet har där i betydande utsträckning bemyndigats meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv. Riksarkivets föreskrifter kungörs i Riksarkivets författningssamling, RA-FS, undantag gäller dock för föreskrifter om gallring och annan arkivhantering som avser en viss myndighet eller myndighetskategori. Se 9 § samt bilaga 1 och bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725).

Författare: Catharina Adlercreutz

Arkivlagen gäller för alla typer av myndigheter, dvs. både statliga, kommunala och regionala myndigheter. Utrikesförvaltningens utlandsmyndigheter är svenska statsmyndigheter och omfattas därför av lagen. Med myndighet avses regeringen, domstolar och förvaltningsmyndigheter. Förvaltningsmyndigheter är samtliga statliga och kommunala organ med undantag för riksdagen och kommunala beslutande församlingar (kommunfullmäktige och regionfullmäktige [före den 1 januari 2020 landstingsfullmäktige, se prop. 2018/19:162]), jfr prop. 1973:90 s. 232.

Författare: Catharina Adlercreutz

Se 2 § och 2 a § samt kommentaren till 2 § och kommentaren till 2 a §.

Författare: Catharina Adlercreutz

Se 7 § och 8 §.

Författare: Catharina Adlercreutz

Reglerna om arkivbildning, arkivvård och gallring gäller också för riksdagen samt kommunfullmäktige- och regionfullmäktige (före den 1 januari 2020 landstingsfullmäktige).

Författare: Catharina Adlercreutz

Reglerna om arkivbildning, arkivvård och gallring gäller också för bolag m.fl. som förvarar allmänna handlingar. Även regeln om arkivmyndighetens rätt att överta arkivmaterial är tillämplig på dem. Den 1 januari 2016 upphävdes lagen (1994:1383) överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring och ersattes av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Med anledning av detta har en ändring gjorts med hänvisning till den nya lagen. Motiven till lagändringarna framgår av prop. 2014/15:117. Vilka bolag som hade rätt att förvara allmänna handlingar som härrör från statliga myndigheter framgick tidigare av bilaga till förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Förordningen upphävdes den 1 januari 2016 och ersattes med förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. I den nya förordningen finns bestämmelser som kompletterar lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Enligt den nya förordningen ska Riksarkivet föra ett register över förvaringen av allmänna handlingar som efter beslut av regeringen har överlämnats från statliga myndigheter. Av registret ska det bl.a. framgå vilka enskilda organ som förvarar allmänna handlingar och när de senast ska återlämnas till den myndighet som handlingarna har överlämnats från.

Författare: Catharina Adlercreutz

Reglerna om arkivbildning, arkivvård och gallring gäller sedan den 1 januari 2000 också för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid dess förvaring av allmänna handlingar. Närmare bestämmelser om vilka handlingar som omfattas finns i förordningen (1999:976) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring.

Författare: Catharina Adlercreutz

Här avses sådana organ som inte är myndigheter men för vilka rätten att ta del av allmänna handlingar ska gälla i tillämpliga delar för vissa verksamheter. Organen och den verksamhet som omfattas framgår av en bilaga till OSL.

Författare: Catharina Adlercreutz

De juridiska personer som åsyftas är aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller regioner (före den 1 januari 2020 landsting) utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Vad som avses med rättsligt bestämmande inflytande preciseras i 2 kap. 3 § OSL.

Författare: Catharina Adlercreutz

I bestämmelsen ges en definition av vad som är myndighetsarkiv. En myndighet kan tänkas förvara och vårda även sådant som inte utgör allmänna handlingar, t.ex. biblioteksmaterial, därför att det kan ha ett kulturhistoriskt eller annat intresse. Sådant material blir dock inte myndighetsarkiv i arkivlagens mening.

Författare: Catharina Adlercreutz

Vilka handlingar som är allmänna handlingar och när de blir allmänna handlingar regleras i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105).

Författare: Catharina Adlercreutz

Här avses minnesanteckningar, dvs. promemorior och andra uppteckningar eller upptagningar som har kommit till endast för ett ärendes beredning, dock ej till den del de har tillfört ärendet sakuppgifter samt utkast eller koncept till myndigheters beslut eller skrivelser och andra därmed jämställda handlingar som inte har expedierats. Den 1 januari 2019 ändrades numreringen av den paragraf i tryckfrihetsförordningen som innehåller bestämmelsen om minnesanteckningar, utkast och koncept från 2 kap. 9 § till 2 kap. 12 § (se prop. 2017/18:49). Med anledning av detta har en ändring gjorts så att lagen hänvisar till bestämmelsen i tryckfrihetsförordningen i dess nya lydelse (se prop. 2017/18:260). Ändringen innebär inte någon ändring i sak. Det gjordes samtidigt några språkliga ändringar. RÅ 1999 ref. 36 rör bl.a. frågan om ett sådant utkast som avses i dåvarande 2 kap. 9 § 2 st. TF och som sänts över till en annan myndighet har omhändertagits för arkivering.

Författare: Catharina Adlercreutz

Samma ADB-upptagning kan ofta vara allmän handling hos flera myndigheter. Det är dock onödigt att arkivera den på flera ställen. Om en eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen bestämmer Riksarkivet hos vilken myndighet upptagningen ska bilda arkiv, se 4 § arkivförordningen.

Författare: Catharina Adlercreutz

Deklarationen bildar en bakgrund till de senare reglerna om vård och gallring av arkiv. Insikten om att myndighetsarkiven är betydelsefulla för att belysa landets utveckling måste finnas vid tillämpning av de bestämmelserna. Huvudregeln är att arkiven ska bevaras i sin helhet. Vissa undantag från denna regel ges senare i lagen, framför allt genom gallringsbestämmelserna.

Författare: Catharina Adlercreutz

Rätten att ta del av allmänna handlingar kan, när det gäller avslutade ärenden endast tillgodoses om handlingarna finns bevarade. TF:s bestämmelse skulle alltså reduceras högst väsentligt om inte arkiveringsregler fanns.

Författare: Catharina Adlercreutz

Det är viktigt för både rättstillämpning och förvaltning att vissa grundläggande uppgifter om den enskildes rättsställning finns bevarade och att man kan gå tillbaka till äldre avgöranden, så att praxis blir likformig.

Författare: Catharina Adlercreutz

Både professionell forskning och amatörforskning åsyftas. Forskningen och kulturen är så intimt förknippade att kulturens behov får anses ingå i forskningens behov.

Författare: Catharina Adlercreutz

Jfr lagen (1990:783) om skydd för beteckningen svenskt arkiv. I 2 § arkivförordningen finns bemyndigande för Riksarkivet att meddela föreskrifter om godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel m.m.

Författare: Catharina Adlercreutz

Svensk arkivbildning sker enligt den s.k. proveniensprincipen som innebär att varje arkiv ska bevaras som en fristående helhet och handlingarna förvaras på det sätt som anknyter till den ursprungliga ordningen. Motsatt princip är ämnesordningsprincipen.

Författare: Catharina Adlercreutz

En systematisk arkivförteckning är en inventarieförteckning över arkivet, vars främsta uppgift är att utgöra ett direkt praktiskt och detaljerat sökmedel för myndighetens personal och allmänheten.

Författare: Catharina Adlercreutz

Före arkivläggningen av en akt ska den rensas så att t.ex. onödiga dubbletter och kopior tas ut. Myndigheten ska också ta ställning till om t.ex. minnesanteckningar som finns i akten ska arkivläggas – i vilket fall de blir allmänna handlingar, jfr kommentaren till 3 § 1 st. – eller rensas ut.

Författare: Catharina Adlercreutz

Riksarkivet utfärdar med stöd av bemyndigande i 12 § arkivförordningen föreskrifter om gallring. Se i övrigt 10 § och kommentaren till 10 § 1 st.

Författare: Catharina Adlercreutz

En redogörelse för arkivorganisationen finns i prop. 2004/05:124. Se också kommentaren till 8 § 1 st.

Författare: Catharina Adlercreutz

Att arkivmyndigheterna inte ska utöva tillsyn över riksdagens myndigheter eller regeringen är naturligt eftersom dessa organ är överordnade arkivmyndigheterna. Att myndigheter inom Regeringskansliet undantagits beror på deras nära anknytning till regeringen. Offentliga utredningar anses inte tillhöra Regeringskansliet. De omfattas därför av arkivmyndigheternas tillsyn.

Författare: Catharina Adlercreutz

Utrikesrepresentationen utgörs av utlandsmyndigheterna, honorärkonsulaten och Svenska institutet i Alexandria, se 2 § förordningen (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen. Regeringskansliet meddelar ytterligare föreskrifter om utlandsmyndigheternas arkiv, se 2 kap. 16 § i instruktionen.

Författare: Catharina Adlercreutz

Riksarkivet är statlig arkivmyndighet, se 8 § arkivförordningen (1991:446) och förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet.

Författare: Catharina Adlercreutz

Se kommentaren till 2 a §.

Författare: Catharina Adlercreutz

Se kommentaren till 1 § 3 st.1.

Författare: Catharina Adlercreutz

Se kommentaren till 1 § 3 st. 2.

Författare: Catharina Adlercreutz

Bestämmelsen ger arkivmyndigheten en rätt att tvinga en myndighet som den är tillsynsmyndighet för att överlämna sitt arkiv, t.ex. om myndigheten inte sköter arkivet eller inte har lämpliga förvaringsmöjligheter. Även de bolag som givits rätt att förvara allmänna handlingar omfattas, se 1 § 3 st. Om ett sådant bolag vanvårdar handlingarna eller de riskerar att förkomma kan således arkivmyndigheten ta hand om dem.

Författare: Catharina Adlercreutz

Huvudregeln är, som framgår av 3 §, jfr kommentaren till 3 § 2 st., att myndigheternas arkiv ska bevaras. Gallring får dock under vissa förutsättningar ske. Med gallring avses att handlingar sorteras ut och förstörs. Det går inte att i stället skänka bort handlingarna till t.ex. en forskare. Vid gallring från upptagningar för automatisk databehandling raderas information bort från det fysiska underlaget. Att föreskriven gallring sker är viktigt av integritetsskäl och av ekonomiska skäl. Såvitt gäller gallring på den statliga sidan sker gallringen med stöd av föreskrifter eller särskilda beslut av Riksarkivet. Gallringsföreskrifter för kommunala eller regionala myndigheter meddelas i allmänhet av kommunerna eller regionerna själva.

Författare: Catharina Adlercreutz

Särskilda gallringsregler finns t.ex. i de särskilda registerlagar som reglerar personregister på integritetskänsliga områden.

Författare: Catharina Adlercreutz

Regeln att arkivet från en statlig myndighet som upphör ska överlämnas till arkivmyndighet orsakar problem i de fall en myndighets uppgifter övertagits av ett bolag, eftersom bolaget ofta behöver handlingarna i sin verksamhet. Det har inte ansetts att handlingarna kan överlåtas till bolaget på grund av principen att en allmän handling inte kan förlora sin status, se prop. 1989/90:72 s. 78, jfr dock prop. 1993/94:113 s. 24 f. Tidigare fick denna fråga lösas genom att bolaget lånade handlingarna från arkivmyndigheten. Genom lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring infördes den 1 januari 1995 en möjlighet för bolaget att få ta över handlingarna. Sedan den 1 januari 2000 gäller en sådan möjlighet också för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar. Med anledning av införandet av den nya lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring den 1 januari 2016 har en ändring gjorts med hänvisning till den nya lagen.

Författare: Catharina Adlercreutz

Vid sidan om gallring och överlämnande till arkivmyndighet får en statlig myndighet inte avhända sig allmänna handlingar utan författningsstöd eller särskilt beslut av regeringen. Riksarkivet har efter bemyndigande i 11 § 4 p. arkivförordningen utfärdat föreskrifter för statliga myndigheter m.fl. om bl.a. återlämnande eller gallring av vissa handlingar avseende anställningsärenden.

Författare: Catharina Adlercreutz

Arkiv från enskilda blir inte myndighetsarkiv utan utgör ett separat arkiv i myndighetens lokal, jfr kommentaren till 3 § 1 st.

Författare: Catharina Adlercreutz

Reglerna motsvarar de som gäller för statliga myndigheter, jfr 11 § och kommentaren till 11 § 1 st. Med anledning av införandet av den nya lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring den 1 januari 2016 har en ändring gjorts med hänvisning till den nya lagen.

Författare: Catharina Adlercreutz

Reglerna motsvarar de som gäller för statliga myndigheter, jfr 12 § och kommentaren till 12 § 1 st.

Författare: Catharina Adlercreutz

Utgångspunkten är att kommunerna eller regionerna själva ska meddela detaljföreskrifter på det kommunala området. Visserligen kan regeringen och Riksarkivet – efter delegation – meddela verkställighetsföreskrifter till arkivlagen men detta undviks av hänsyn till principen om kommunal självstyrelse, se prop. 1989/90:72 s. 80.

Författare: Catharina Adlercreutz

De kommunala arkivmyndigheterna Stockholms stadsarkiv, Värmlandsarkiv och Malmö stadsarkiv har sedan lång tid tillbaka fullgjort uppgifter på det statliga området. I samband med att landsarkiven upphörde uppmärksammades att detta kräver lagstöd eftersom det är fråga om att kommuner har hand om statliga angelägenheter (se 2 kap. 1 § kommunallagen [1991:900] numera återfinns motsvarande bestämmelse i 2 kap. 2 och 9 §§ kommunallagen [2017:725]). Lagstödet återfinns numera i denna paragraf. Bemyndigandet har utnyttjats i förordningen (2013:791) om särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter.

Författare: Catharina Adlercreutz

Riksarkivet är tillsynsmyndighet, se 4 § förordningen (2013:791) om särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter.